Zoom Workplace là một nền tảng cộng tác toàn diện kết hợp họp trực tuyến, trò chuyện nhóm, điện thoại và các ứng dụng cộng tác khác vào một không gian làm việc thống nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Zoom Workplace, cùng với các vấn đề thường gặp và cách khắc phục:
I. Tổng Quan Về Zoom Workplace
Zoom Meetings:
Tổ chức và tham gia các cuộc họp trực tuyến với âm thanh, video và chia sẻ màn hình.
Zoom Team Chat:
Giao tiếp và cộng tác thông qua tin nhắn văn bản, chia sẻ tệp, và tích hợp với các ứng dụng khác.
Zoom Phone:
Sử dụng hệ thống điện thoại đám mây để thực hiện và nhận cuộc gọi.
Zoom Whiteboard:
Cộng tác trên bảng trắng kỹ thuật số trong thời gian thực.
Zoom Apps:
Mở rộng chức năng của Zoom bằng cách tích hợp các ứng dụng bên thứ ba.
II. Hướng Dẫn Sử Dụng Chi Tiết
1. Zoom Meetings
Tạo Cuộc Họp:
1. Trong Ứng Dụng Zoom:
Nhấp vào “Schedule” (Lên Lịch).
2. Đặt Lịch Họp:
Nhập chủ đề, thời gian, múi giờ, ID cuộc họp (tự động hoặc cá nhân), mật khẩu (nếu cần), và các tùy chọn khác.
3. Lưu Lịch:
Chọn lịch bạn muốn thêm cuộc họp vào (ví dụ: Google Calendar, Outlook).
Tham Gia Cuộc Họp:
1. Qua Liên Kết:
Nhấp vào liên kết cuộc họp được chia sẻ.
2. Qua ID Cuộc Họp:
Mở ứng dụng Zoom, nhấp vào “Join” (Tham Gia), nhập ID cuộc họp và mật khẩu (nếu có).
Trong Cuộc Họp:
Bật/Tắt Micro:
Nhấp vào biểu tượng micro ở góc dưới bên trái.
Bật/Tắt Camera:
Nhấp vào biểu tượng camera ở góc dưới bên trái.
Chia Sẻ Màn Hình:
Nhấp vào “Share Screen” (Chia Sẻ Màn Hình), chọn màn hình hoặc ứng dụng bạn muốn chia sẻ.
Quản Lý Người Tham Gia:
Nhấp vào “Participants” (Người Tham Gia) để xem danh sách, tắt tiếng/bật tiếng người tham gia, hoặc loại bỏ người tham gia.
Trò Chuyện (Chat):
Nhấp vào “Chat” để gửi tin nhắn cho tất cả mọi người hoặc cho một người cụ thể.
Ghi Âm:
Nhấp vào “Record” (Ghi Âm) để ghi lại cuộc họp (cần có quyền từ người chủ trì).
Phản Ứng (Reactions):
Nhấp vào “Reactions” để sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Kết Thúc Cuộc Họp:
Nhấp vào “End” (Kết Thúc) và chọn “End Meeting for All” (Kết Thúc Cuộc Họp cho Tất Cả) hoặc “Leave Meeting” (Rời khỏi Cuộc Họp).
2. Zoom Team Chat
Tạo Kênh (Channel):
1. Nhấp vào biểu tượng “+” bên cạnh “Channels”.
2. Chọn “Create a Channel” (Tạo Kênh).
3. Đặt tên kênh, chọn loại (công khai hoặc riêng tư), và thêm thành viên.
Gửi Tin Nhắn:
1. Chọn kênh hoặc người bạn muốn nhắn tin.
2. Nhập tin nhắn vào hộp văn bản và nhấn Enter.
3. Sử dụng các tùy chọn để định dạng văn bản, đính kèm tệp, hoặc sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Sử Dụng Luồng (Threads):
1. Di chuột qua tin nhắn và nhấp vào biểu tượng “…” (More).
2. Chọn “Reply in Thread” (Trả lời trong Luồng).
3. Nhập tin nhắn của bạn vào luồng.
Tìm Kiếm:
1. Sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu ứng dụng để tìm kiếm tin nhắn, tệp, hoặc người dùng.
3. Zoom Phone
Thực Hiện Cuộc Gọi:
1. Nhập số điện thoại vào bàn phím số hoặc chọn từ danh bạ.
2. Nhấp vào biểu tượng điện thoại để gọi.
Trả Lời Cuộc Gọi:
1. Nhấp vào nút “Answer” (Trả lời) khi có cuộc gọi đến.
Chuyển Cuộc Gọi:
1. Trong khi gọi, nhấp vào “Transfer” (Chuyển).
2. Chọn người bạn muốn chuyển cuộc gọi đến hoặc nhập số điện thoại.
3. Chọn “Warm Transfer” (Chuyển Ấm) để thông báo cho người nhận trước khi chuyển cuộc gọi, hoặc “Blind Transfer” (Chuyển Mù) để chuyển cuộc gọi trực tiếp.
Thư Thoại (Voicemail):
1. Truy cập hộp thư thoại để nghe và quản lý tin nhắn thoại.
4. Zoom Whiteboard
Tạo Bảng Trắng:
1. Trong cuộc họp hoặc từ ứng dụng Zoom, nhấp vào “Whiteboards”.
2. Chọn “New Whiteboard” (Bảng Trắng Mới).
Sử Dụng Công Cụ:
Pen:
Vẽ và viết tự do.
Highlighter:
Đánh dấu văn bản.
Eraser:
Xóa nội dung.
Sticky Note:
Thêm ghi chú.
Text:
Thêm văn bản.
Shapes:
Vẽ hình dạng.
Connector:
Vẽ đường kết nối.
Templates:
Sử dụng các mẫu có sẵn.
Cộng Tác:
1. Chia sẻ bảng trắng với người tham gia để họ có thể cộng tác trong thời gian thực.
III. Các Vấn Đề Thường Gặp và Cách Khắc Phục
| Vấn Đề | Nguyên Nhân | Cách Khắc Phục |
| :————————————– | :——————————————————————————————————————————————————————————————————- | :——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————— |
|
Âm thanh kém/không có âm thanh
| Microphone không được chọn hoặc không hoạt động. Loa không được chọn hoặc âm lượng quá nhỏ. Kết nối internet yếu. Driver âm thanh bị lỗi. | Kiểm tra cài đặt âm thanh trong Zoom để đảm bảo microphone và loa chính xác được chọn và không bị tắt tiếng. Kiểm tra âm lượng trên máy tính và trong Zoom. Khởi động lại thiết bị âm thanh. Kiểm tra kết nối internet. Cập nhật hoặc cài đặt lại driver âm thanh. |
|
Video kém/không có video
| Camera không được chọn hoặc không hoạt động. Kết nối internet yếu. Camera bị chặn bởi ứng dụng khác. Driver camera bị lỗi. Camera bị che. | Kiểm tra cài đặt video trong Zoom để đảm bảo camera chính xác được chọn. Kiểm tra xem camera có bị ứng dụng khác sử dụng không (ví dụ: Skype). Kiểm tra kết nối internet. Cập nhật hoặc cài đặt lại driver camera. Đảm bảo camera không bị che. |
|
Không thể chia sẻ màn hình
| Quyền chia sẻ màn hình bị tắt bởi người chủ trì. Ứng dụng bạn muốn chia sẻ bị chặn. Phiên bản Zoom cũ. | Yêu cầu người chủ trì cấp quyền chia sẻ màn hình. Đóng các ứng dụng không cần thiết. Cập nhật Zoom lên phiên bản mới nhất. |
|
Kết nối cuộc họp bị gián đoạn
| Kết nối internet yếu hoặc không ổn định. Sự cố với máy chủ Zoom. Tường lửa hoặc phần mềm diệt virus chặn kết nối. | Kiểm tra kết nối internet. Khởi động lại router/modem. Tắt hoặc cấu hình lại tường lửa/phần mềm diệt virus để cho phép Zoom kết nối. Kiểm tra trạng thái máy chủ Zoom trên trang web của Zoom. |
|
Không thể tải lên/tải xuống tệp trong chat
| Kết nối internet yếu. Kích thước tệp vượt quá giới hạn cho phép. Loại tệp không được hỗ trợ. | Kiểm tra kết nối internet. Nén tệp trước khi tải lên. Sử dụng định dạng tệp được hỗ trợ (ví dụ: .pdf, .docx, .jpg). |
|
Không thể kết nối đến Zoom Phone
| Không có kết nối internet. Cài đặt Zoom Phone chưa đúng. Tài khoản Zoom Phone chưa được kích hoạt. Sự cố với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại. | Kiểm tra kết nối internet. Kiểm tra cài đặt Zoom Phone trong ứng dụng Zoom. Liên hệ với quản trị viên Zoom Phone để đảm bảo tài khoản của bạn đã được kích hoạt. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại để kiểm tra xem có sự cố nào không. |
|
Bảng trắng (Whiteboard) bị lag/chậm
| Kết nối internet yếu. Có quá nhiều người cùng chỉnh sửa bảng trắng cùng lúc. Máy tính không đủ mạnh. | Kiểm tra kết nối internet. Yêu cầu mọi người tắt video để giảm tải băng thông. Đóng các ứng dụng không cần thiết trên máy tính. Nâng cấp phần cứng máy tính nếu cần. |
|
Lỗi “Invalid Meeting ID”
| ID cuộc họp không chính xác. Cuộc họp đã kết thúc. Bạn không có quyền truy cập vào cuộc họp. | Kiểm tra kỹ ID cuộc họp và đảm bảo bạn nhập chính xác. Liên hệ với người chủ trì cuộc họp để xác nhận rằng cuộc họp vẫn đang diễn ra và bạn có quyền truy cập. |
|
Zoom bị treo/đóng băng
| Máy tính không đủ mạnh. Phần mềm xung đột. Driver card đồ họa bị lỗi. Phiên bản Zoom cũ. | Đóng các ứng dụng không cần thiết. Khởi động lại máy tính. Cập nhật driver card đồ họa. Cập nhật Zoom lên phiên bản mới nhất. Gỡ cài đặt và cài đặt lại Zoom. |
IV. Lời Khuyên Chung
Luôn Cập Nhật Zoom:
Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản Zoom mới nhất để có được các tính năng mới nhất và các bản vá lỗi bảo mật.
Kiểm Tra Kết Nối Internet:
Kết nối internet ổn định là rất quan trọng để có trải nghiệm Zoom tốt.
Kiểm Tra Thiết Bị Âm Thanh và Video:
Trước khi tham gia cuộc họp, hãy kiểm tra xem microphone, loa và camera của bạn có hoạt động bình thường không.
Tìm Hiểu Các Tính Năng:
Dành thời gian để khám phá các tính năng của Zoom để sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Liên Hệ Hỗ Trợ Zoom:
Nếu bạn gặp vấn đề không thể tự giải quyết, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Zoom để được trợ giúp.
Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn sử dụng Zoom Workplace một cách hiệu quả!