Khắc phục lỗi Word bị dính chữ: Mô tả nguyên nhân và cách khắc phục chi tiết
Lỗi Word bị dính chữ, hay còn gọi là chữ bị sát vào nhau, là một vấn đề khá phổ biến, gây khó chịu cho người dùng vì làm mất thẩm mỹ và khó đọc văn bản. Dưới đây là mô tả chi tiết về nguyên nhân và cách khắc phục:
1. Nguyên nhân:
Định dạng khoảng cách ký tự (Character Spacing):
Scaling (Tỷ lệ):
Nếu giá trị Scaling quá thấp, chữ sẽ bị thu hẹp và sát vào nhau.
Spacing (Khoảng cách):
Giá trị Spacing âm hoặc quá nhỏ sẽ làm cho các ký tự “chèn” vào nhau.
Kerning:
Tính năng này có thể gây ra sự không nhất quán trong khoảng cách giữa các cặp ký tự cụ thể.
Font chữ:
Font chữ bị lỗi:
Một số font chữ có thể bị lỗi thiết kế, dẫn đến các ký tự bị dính vào nhau.
Font chữ không tương thích:
Khi mở tài liệu được tạo bằng một font chữ không có trên máy tính của bạn, Word có thể tự động thay thế bằng một font khác không phù hợp, gây ra lỗi hiển thị.
Điều chỉnh khoảng cách dòng (Line Spacing):
Nếu Line Spacing quá nhỏ, các dòng chữ có thể đè lên nhau, tạo cảm giác chữ bị dính.
Cài đặt hiển thị:
Điều chỉnh DPI (Dots Per Inch) của màn hình:
Đôi khi, cài đặt DPI không phù hợp có thể ảnh hưởng đến cách Word hiển thị văn bản.
Lỗi Word:
File Word bị lỗi:
Bản thân file Word có thể bị hỏng do lưu trữ không đúng cách hoặc do virus.
Phiên bản Word cũ hoặc lỗi thời:
Các phiên bản Word cũ có thể có các lỗi chưa được khắc phục.
Paste (Dán) nội dung từ nguồn khác:
Khi dán nội dung từ một nguồn khác (ví dụ: trang web, PDF) mà không loại bỏ định dạng, các định dạng không tương thích có thể gây ra lỗi dính chữ.
Tính năng “Fit Text”:
Trong bảng (Table), nếu sử dụng tính năng “Fit Text” để cố gắng ép nội dung vào một ô quá nhỏ, Word có thể nén chữ lại, gây ra hiện tượng dính chữ.
2. Cách khắc phục:
Bước 1: Kiểm tra và điều chỉnh định dạng khoảng cách ký tự (Character Spacing)
1. Chọn đoạn văn bản bị lỗi.
2. Nhấn Ctrl + D
để mở hộp thoại
Font.
Hoặc click vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Font trên tab Home.
3. Chọn tab
Advanced (Nâng cao).
4. Kiểm tra các mục sau:
Scaling:
Đảm bảo giá trị này là
100%
. Nếu không, hãy điều chỉnh về 100%.
Spacing:
Chọn
Normal (Bình thường)
hoặc
Expanded (Mở rộng)
và điều chỉnh giá trị cho phù hợp. Thử các giá trị nhỏ như 0.1pt, 0.2pt để có kết quả tốt nhất.
Không sử dụng Condensed (Thu hẹp).
Kerning for fonts:
Thường thì nên để mặc định. Nếu bạn nghi ngờ Kerning gây ra lỗi, hãy bỏ chọn ô này.
5. Nhấn
OK
.
Bước 2: Thay đổi Font chữ
1. Chọn đoạn văn bản bị lỗi.
2. Trên tab
Home
, trong nhóm
Font
, chọn một font chữ khác phổ biến và tương thích tốt, ví dụ:
Arial, Times New Roman, Calibri, hoặc Cambria.
3. Nếu bạn nghi ngờ font chữ hiện tại bị lỗi, hãy thử gỡ bỏ và cài đặt lại font chữ đó.
Bước 3: Điều chỉnh khoảng cách dòng (Line Spacing)
1. Chọn đoạn văn bản bị lỗi.
2. Trên tab
Home
, trong nhóm
Paragraph
, click vào biểu tượng
Line and Paragraph Spacing (Khoảng cách dòng và đoạn)
.
3. Chọn một giá trị lớn hơn, ví dụ:
1.15, 1.5, hoặc Double (Đôi).
4. Bạn cũng có thể chọn
Line Spacing Options…
để tùy chỉnh khoảng cách dòng chính xác hơn. Đảm bảo “At least” hoặc “Exactly” không được chọn, thay vào đó chọn “Multiple” và điều chỉnh giá trị.
Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh cài đặt hiển thị của Windows
1. Tìm kiếm “Display settings” (Cài đặt hiển thị) trong Windows Search.
2. Kiểm tra
Scale and layout (Tỷ lệ và bố cục)
. Đảm bảo tỷ lệ là
100%
(khuyến nghị). Nếu bạn tăng tỷ lệ này để nhìn rõ hơn, nó có thể ảnh hưởng đến cách Word hiển thị văn bản. Thử quay lại 100% để xem vấn đề có được giải quyết không.
3. Kiểm tra
Display resolution (Độ phân giải màn hình)
. Đảm bảo bạn đang sử dụng độ phân giải được khuyến nghị cho màn hình của mình.
Bước 5: Sửa chữa hoặc cài đặt lại Word
Sửa chữa Word:
1. Đóng tất cả các ứng dụng Office.
2. Vào
Control Panel (Bảng điều khiển) > Programs and Features (Chương trình và tính năng).
3. Tìm
Microsoft Office
hoặc
Microsoft Word
trong danh sách.
4. Click chuột phải vào nó và chọn
Change (Thay đổi).
5. Chọn
Quick Repair (Sửa chữa nhanh)
hoặc
Online Repair (Sửa chữa trực tuyến)
và làm theo hướng dẫn.
Cài đặt lại Word:
Nếu sửa chữa không hiệu quả, bạn có thể gỡ bỏ và cài đặt lại Word.
Bước 6: Xử lý khi dán nội dung từ nguồn khác
1. Copy (Sao chép) nội dung cần dán.
2. Trong Word, click vào mũi tên nhỏ dưới nút
Paste (Dán)
trên tab
Home
.
3. Chọn
Paste Special (Dán đặc biệt).
4. Chọn
Unformatted Text (Văn bản thuần túy)
hoặc
Keep Text Only (Chỉ giữ lại văn bản)
. Cách này sẽ loại bỏ tất cả định dạng gốc và chỉ dán phần văn bản.
5. Sau đó, bạn có thể định dạng lại văn bản theo ý muốn.
Bước 7: Kiểm tra tính năng “Fit Text” trong bảng (Table)
1. Click chuột phải vào bảng.
2. Chọn
Table Properties (Thuộc tính bảng).
3. Chọn tab
Cell (Ô).
4. Click vào nút
Options… (Tùy chọn…)
5. Bỏ chọn ô
“Fit text”
(nếu nó được chọn).
6. Nhấn
OK
nhiều lần để đóng tất cả các hộp thoại.
Bước 8: Kiểm tra và gỡ bỏ các Add-ins
Một số Add-ins của Word có thể gây ra xung đột và dẫn đến lỗi hiển thị. Hãy thử tắt hoặc gỡ bỏ các Add-ins không cần thiết:
1. Click vào
File > Options > Add-ins.
2. Ở phía dưới, tại mục
Manage
, chọn
“COM Add-ins”
và click
Go…
3. Bỏ chọn các Add-ins bạn muốn tắt, rồi nhấn
OK.
4. Khởi động lại Word và kiểm tra xem lỗi còn hay không.
Bước 9: Lưu file Word ở định dạng khác và chuyển đổi lại
Lưu file Word dưới dạng “.txt” (Plain Text). Điều này sẽ loại bỏ tất cả định dạng.
Mở file “.txt” vừa lưu và sao chép lại nội dung.
Dán nội dung vào một tài liệu Word mới.
Định dạng lại văn bản.
Bạn cũng có thể thử lưu thành định dạng “.docx” (nếu bạn đang sử dụng định dạng cũ hơn như “.doc”) hoặc “.rtf” (Rich Text Format).
Lưu ý:
Thực hiện từng bước một và kiểm tra kết quả sau mỗi bước để xác định nguyên nhân gây ra lỗi.
Nếu bạn không chắc chắn về một cài đặt nào đó, hãy để nó ở giá trị mặc định.
Sao lưu tài liệu Word của bạn trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào.
Hy vọng những hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn khắc phục thành công lỗi Word bị dính chữ!