Lỗi “Undelivered Mail Returned to Sender” (Thư không gửi được, trả lại cho người gửi) là một thông báo tự động từ hệ thống email, cho biết email bạn vừa gửi không thể được chuyển đến người nhận. Thông báo này thường đi kèm với thông tin chi tiết về lý do thất bại.
Mô tả chi tiết nguyên nhân:
Có rất nhiều lý do khiến email của bạn bị trả lại. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến nhất và cách chúng thường được biểu thị trong thông báo trả lại:
1. Lỗi liên quan đến địa chỉ email người nhận:
Invalid Recipient / User Unknown / No Such User Here:
(Người nhận không hợp lệ / Người dùng không xác định / Không có người dùng như vậy ở đây)
Nguyên nhân:
Địa chỉ email bạn nhập không tồn tại. Có thể bạn đã gõ sai, hoặc tài khoản email của người nhận đã bị xóa.
Cách khắc phục:
Kiểm tra kỹ địa chỉ email người nhận, đảm bảo không có lỗi chính tả, dấu chấm thừa, hoặc sai tên miền. Liên hệ với người nhận bằng phương tiện khác (điện thoại, tin nhắn) để xác nhận địa chỉ email của họ.
Mailbox Full / Over Quota:
(Hộp thư đầy / Vượt quá hạn ngạch)
Nguyên nhân:
Hộp thư đến của người nhận đã đầy, không thể nhận thêm email mới.
Cách khắc phục:
Chờ một thời gian ngắn rồi thử lại. Người nhận cần phải dọn dẹp hộp thư của họ. Bạn có thể liên hệ với người nhận bằng phương tiện khác để thông báo cho họ về vấn đề này.
Domain Not Found / Unknown Host:
(Không tìm thấy tên miền / Máy chủ không xác định)
Nguyên nhân:
Tên miền trong địa chỉ email (ví dụ: @gmail.com) không tồn tại hoặc không thể tìm thấy.
Cách khắc phục:
Kiểm tra kỹ tên miền trong địa chỉ email. Có thể bạn đã gõ sai, hoặc tên miền đó không còn hoạt động.
2. Lỗi liên quan đến máy chủ email của bạn hoặc của người nhận:
Connection Timed Out / Connection Refused:
(Kết nối hết thời gian chờ / Kết nối bị từ chối)
Nguyên nhân:
Máy chủ email của bạn không thể kết nối với máy chủ email của người nhận. Điều này có thể do sự cố mạng tạm thời, máy chủ của người nhận đang gặp sự cố, hoặc tường lửa chặn kết nối.
Cách khắc phục:
Thử gửi lại email sau một thời gian ngắn. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn để được hỗ trợ.
Relaying Denied / Sender Not Authorized:
(Từ chối chuyển tiếp / Người gửi không được ủy quyền)
Nguyên nhân:
Máy chủ email của người nhận không cho phép bạn gửi email qua máy chủ của họ. Điều này có thể xảy ra nếu bạn đang cố gắng gửi email từ một địa chỉ không được ủy quyền, hoặc nếu cài đặt máy chủ của bạn không chính xác.
Cách khắc phục:
Đảm bảo bạn đang sử dụng đúng cài đặt máy chủ SMTP do nhà cung cấp dịch vụ email của bạn cung cấp. Kiểm tra xem bạn đã bật xác thực SMTP (SMTP Authentication) chưa.
Blacklisted / Blocked:
(Bị đưa vào danh sách đen / Bị chặn)
Nguyên nhân:
Địa chỉ IP hoặc tên miền của máy chủ email của bạn đã bị đưa vào danh sách đen vì bị nghi ngờ gửi thư rác (spam).
Cách khắc phục:
Kiểm tra xem địa chỉ IP của máy chủ email của bạn có bị liệt kê trong các danh sách đen không (ví dụ: bằng cách sử dụng các công cụ trực tuyến như MXToolbox). Nếu có, bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp danh sách đen để yêu cầu loại bỏ. Điều này có thể mất thời gian và đòi hỏi bạn phải chứng minh rằng bạn không gửi thư rác. Bạn cũng nên kiểm tra cấu hình email của mình để đảm bảo tuân thủ các phương pháp hay nhất để tránh bị gắn cờ là spam.
3. Lỗi liên quan đến nội dung email:
Content Filtered / Message Rejected due to Content:
(Nội dung bị lọc / Tin nhắn bị từ chối do nội dung)
Nguyên nhân:
Nội dung email của bạn bị coi là spam hoặc độc hại bởi bộ lọc spam của máy chủ người nhận. Điều này có thể do sử dụng các từ ngữ nhạy cảm, liên kết đáng ngờ, hoặc tệp đính kèm độc hại.
Cách khắc phục:
Kiểm tra nội dung email của bạn, loại bỏ các từ ngữ hoặc liên kết có thể bị coi là spam. Giảm kích thước tệp đính kèm hoặc nén chúng. Tránh sử dụng chữ in hoa quá nhiều, dấu chấm than liên tục, và các kỹ thuật khác thường được sử dụng trong thư rác. Thử gửi một email đơn giản, chỉ chứa văn bản, để kiểm tra xem vấn đề có phải do nội dung hay không.
4. Lỗi chung chung / Khó xác định:
Delivery Failure / Undeliverable:
(Lỗi chuyển phát / Không thể chuyển phát)
Nguyên nhân:
Lỗi chung chung, có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau.
Cách khắc phục:
Kiểm tra tất cả các nguyên nhân có thể khác ở trên. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn hoặc người nhận để được hỗ trợ thêm.
Thông tin quan trọng cần tìm trong thông báo trả lại:
Khi nhận được thông báo “Undelivered Mail Returned to Sender”, hãy tìm kiếm các thông tin sau để xác định nguyên nhân:
Error Code:
Mã lỗi số (ví dụ: 550, 552, 554). Mã lỗi này cung cấp thông tin chi tiết hơn về nguyên nhân lỗi. Bạn có thể tìm kiếm mã lỗi này trên mạng để hiểu rõ hơn.
Diagnostic Code:
Một đoạn văn bản mô tả nguyên nhân lỗi bằng ngôn ngữ kỹ thuật.
The recipients email address:
Địa chỉ email người nhận mà bạn đã gửi đến.
The name of the mail server that rejected the email:
Tên máy chủ email đã từ chối email.
Các bước khắc phục chung:
1. Kiểm tra địa chỉ email người nhận:
Đảm bảo bạn đã nhập đúng địa chỉ email của người nhận.
2. Kiểm tra kết nối internet của bạn:
Đảm bảo bạn có kết nối internet ổn định.
3. Thử gửi lại email sau:
Có thể có sự cố tạm thời với máy chủ email của người nhận.
4. Kiểm tra hộp thư gửi của bạn:
Đảm bảo email không bị mắc kẹt trong hộp thư gửi.
5. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn:
Nếu bạn không thể giải quyết vấn đề, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn để được hỗ trợ.
6. Liên hệ với người nhận bằng phương tiện khác:
Thông báo cho người nhận về vấn đề và xác nhận địa chỉ email của họ.
Hy vọng điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về lỗi “Undelivered Mail Returned to Sender” và cách khắc phục nó. Chúc bạn thành công!