Lỗi gạch chân đỏ trong Microsoft Word thường báo hiệu
lỗi chính tả
. Tuy nhiên, đôi khi nó cũng có thể do những nguyên nhân khác. Dưới đây là mô tả chi tiết về nguyên nhân và cách khắc phục lỗi này:
1. Nguyên nhân chính: Lỗi chính tả
Mô tả:
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Word sử dụng từ điển để so sánh các từ bạn nhập với các từ được coi là đúng. Nếu một từ không có trong từ điển hoặc không tuân theo quy tắc chính tả, nó sẽ bị gạch chân đỏ.
Cách khắc phục:
Kiểm tra kỹ lại từ bị gạch chân:
Đảm bảo bạn đã viết đúng chính tả.
Nhấp chuột phải vào từ bị gạch chân:
Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện, hiển thị các gợi ý sửa lỗi chính tả.
Chọn một gợi ý:
Nếu gợi ý phù hợp, hãy nhấp vào nó để thay thế từ sai.
Bỏ qua một lần (Ignore Once):
Nếu bạn chắc chắn từ đó đúng (ví dụ: tên riêng, thuật ngữ chuyên ngành), bạn có thể bỏ qua lỗi này chỉ một lần duy nhất.
Thêm vào từ điển (Add to Dictionary):
Nếu từ này thường xuyên xuất hiện trong các văn bản của bạn và bạn chắc chắn nó đúng, bạn có thể thêm nó vào từ điển của Word để Word không đánh dấu nó là lỗi nữa.
Lưu ý:
Hãy cẩn thận khi thêm từ vào từ điển, đảm bảo từ đó thực sự đúng!
Sử dụng chức năng “Chính tả và Ngữ pháp” (Spelling & Grammar):
Vào tab
Review
(hoặc
Xem lại
), sau đó nhấp vào
Spelling & Grammar
(hoặc
Chính tả và Ngữ pháp
). Word sẽ quét toàn bộ văn bản và hiển thị từng lỗi một, cho phép bạn sửa hoặc bỏ qua.
2. Nguyên nhân khác (ít phổ biến hơn):
Ngôn ngữ không chính xác:
Mô tả:
Word có thể đang được thiết lập để kiểm tra chính tả bằng một ngôn ngữ khác với ngôn ngữ bạn đang viết. Ví dụ, bạn đang viết bằng tiếng Việt nhưng Word lại đang kiểm tra bằng tiếng Anh.
Cách khắc phục:
Chọn ngôn ngữ cho đoạn văn bản:
Bôi đen đoạn văn bản bị gạch chân, sau đó vào tab
Review
(hoặc
Xem lại
), nhóm
Language
(hoặc
Ngôn ngữ
), chọn
Language
->
Set Proofing Language
(hoặc
Đặt Ngôn ngữ Soát lỗi
). Chọn ngôn ngữ chính xác từ danh sách và đảm bảo hộp “Do not check spelling or grammar” (hoặc “Không kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp”) *khôngđược chọn.
Chọn ngôn ngữ mặc định cho toàn bộ văn bản:
Vào
File
->
Options
->
Language
(hoặc
Tệp
->
Tùy chọn
->
Ngôn ngữ
). Đặt ngôn ngữ chỉnh sửa mặc định cho Word.
Tính năng kiểm tra chính tả bị tắt:
Mô tả:
Có thể bạn hoặc ai đó đã vô tình tắt tính năng kiểm tra chính tả.
Cách khắc phục:
Vào
File
->
Options
->
Proofing
(hoặc
Tệp
->
Tùy chọn
->
Soát lỗi
). Đảm bảo rằng tùy chọn “Check spelling as you type” (hoặc “Kiểm tra chính tả khi gõ”) được chọn.
Văn bản được định dạng là “không kiểm tra chính tả”:
Mô tả:
Một đoạn văn bản có thể được định dạng để Word bỏ qua việc kiểm tra chính tả.
Cách khắc phục:
Bôi đen đoạn văn bản cần kiểm tra.
Vào tab
Review
(hoặc
Xem lại
), nhóm
Language
(hoặc
Ngôn ngữ
), chọn
Language
->
Set Proofing Language
(hoặc
Đặt Ngôn ngữ Soát lỗi
). Đảm bảo hộp “Do not check spelling or grammar” (hoặc “Không kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp”) *khôngđược chọn.
Sử dụng template hoặc add-in bị lỗi:
Mô tả:
Đôi khi, một template hoặc add-in bị lỗi có thể gây ra sự cố với tính năng kiểm tra chính tả.
Cách khắc phục:
Khởi động Word ở chế độ an toàn (Safe Mode):
Giữ phím Ctrl khi khởi động Word. Điều này sẽ khởi động Word mà không tải bất kỳ add-in nào. Nếu lỗi biến mất, thì một add-in là thủ phạm.
Vô hiệu hóa add-in:
Vào
File
->
Options
->
Add-ins
(hoặc
Tệp
->
Tùy chọn
->
Add-ins
). Chọn “COM Add-ins” từ menu thả xuống ở dưới cùng và nhấp vào “Go…”. Bỏ chọn từng add-in một để xác định add-in gây ra sự cố.
Thử một template khác:
Tạo một tài liệu mới bằng một template khác để xem liệu lỗi có biến mất không.
Tóm tắt quy trình chung:
1. Xác định ngôn ngữ:
Đảm bảo ngôn ngữ kiểm tra chính tả phù hợp với ngôn ngữ bạn đang viết.
2. Kiểm tra chính tả thủ công:
Nhấp chuột phải vào các từ bị gạch chân và chọn gợi ý phù hợp.
3. Sử dụng chức năng Spelling & Grammar:
Để Word quét toàn bộ văn bản.
4. Kiểm tra cài đặt Word:
Đảm bảo tính năng kiểm tra chính tả được bật và không có tùy chọn nào ngăn cản việc kiểm tra.
5. Xử lý sự cố add-in và template:
Nếu các bước trên không hiệu quả, hãy thử vô hiệu hóa add-in hoặc sử dụng template khác.
Hy vọng những hướng dẫn này giúp bạn khắc phục lỗi gạch chân đỏ trong Word một cách hiệu quả!