Lỗi chữ bị tách ra trong Word: Nguyên nhân và cách khắc phục chi tiết
Lỗi chữ bị tách ra trong Word, hay còn gọi là “khoảng trắng thừa”, “khoảng trống kỳ lạ” hoặc “dãn chữ bất thường”, là một vấn đề gây khó chịu khi văn bản không được hiển thị đúng như mong muốn. Dưới đây là mô tả chi tiết về các nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục hiệu quả:
I. Các Nguyên Nhân Phổ Biến:
1.
Căn chỉnh văn bản:
Căn đều hai bên (Justify):
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Khi bạn chọn căn đều hai bên, Word sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách giữa các từ để dòng văn bản trải đều từ lề trái sang lề phải. Trong một số trường hợp, đặc biệt khi dòng văn bản ngắn hoặc có ít từ, Word sẽ tạo ra những khoảng trắng lớn để đạt được mục tiêu căn đều.
Căn trái, căn phải hoặc căn giữa:
Mặc dù ít phổ biến hơn, việc căn trái, căn phải hoặc căn giữa kết hợp với các yếu tố khác cũng có thể gây ra khoảng trắng thừa, đặc biệt khi bạn sử dụng dấu tab hoặc space một cách không nhất quán.
2. Khoảng trắng và dấu tab không nhất quán:
Sử dụng nhiều khoảng trắng liên tiếp:
Vô tình gõ nhiều dấu space liên tiếp thay vì dấu tab hoặc thụt lề có thể tạo ra khoảng trắng lớn.
Sử dụng dấu tab không đúng cách:
Dấu tab được thiết kế để tạo ra khoảng cách cố định, nhưng nếu bạn sử dụng chúng không nhất quán hoặc kết hợp với các khoảng trắng khác, kết quả có thể không như mong đợi.
Sao chép văn bản từ nguồn khác:
Văn bản sao chép từ website, PDF hoặc các nguồn khác có thể chứa các ký tự khoảng trắng đặc biệt hoặc dấu tab không tương thích với Word.
3. Định dạng đoạn văn:
Khoảng cách giữa các ký tự (Character Spacing):
Word cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự trong một từ. Nếu giá trị này được đặt quá lớn, các chữ cái trong từ có thể bị tách rời.
Thuộc tính “Expand or Condense” (Mở rộng hoặc Thu hẹp):
Tính năng này cho phép bạn làm cho các ký tự rộng hơn hoặc hẹp hơn. Nếu được sử dụng không đúng cách, nó có thể làm cho khoảng cách giữa các chữ cái trông bất thường.
4. Font chữ:
Font chữ có kerning kém:
Kerning là việc điều chỉnh khoảng cách giữa các cặp ký tự cụ thể để tạo ra sự cân đối. Một số font chữ có kerning kém, dẫn đến khoảng cách không đều giữa các chữ cái.
Font chữ không tương thích:
Đôi khi, font chữ bạn sử dụng không được hỗ trợ đầy đủ bởi Word hoặc hệ điều hành, dẫn đến các vấn đề hiển thị.
5. Ngôn ngữ và từ điển:
Ngôn ngữ văn bản không đúng:
Nếu ngôn ngữ của văn bản không được đặt chính xác, Word có thể hiểu sai cấu trúc từ và tạo ra các khoảng trắng không cần thiết.
6. Bảng:
Căn chỉnh ô bảng:
Trong bảng, việc căn chỉnh văn bản trong ô có thể ảnh hưởng đến khoảng cách giữa các từ.
Chiều rộng cột:
Nếu chiều rộng cột quá hẹp so với nội dung, Word có thể cố gắng “ép” các từ vào cột, dẫn đến khoảng trắng thừa.
II. Cách Khắc Phục:
1. Tắt Căn Đều Hai Bên (Justify):
Chọn đoạn văn bị lỗi.
Trên tab
Home
(Trang chủ), trong nhóm
Paragraph
(Đoạn), chọn một trong các tùy chọn căn chỉnh khác:
Align Left
(Căn trái),
Center
(Căn giữa), hoặc
Align Right
(Căn phải). *Căn trái là lựa chọn tốt nhất trong nhiều trường hợp.*
2. Loại Bỏ Khoảng Trắng Thừa và Dấu Tab:
Hiển thị ký tự ẩn:
Trên tab
Home
(Trang chủ), trong nhóm
Paragraph
(Đoạn), nhấp vào nút
Show/Hide ¶
(Hiển thị/Ẩn ký tự ¶). Nút này sẽ hiển thị các ký tự không in được như khoảng trắng, dấu tab, dấu ngắt dòng, v.v.
Xóa khoảng trắng thừa:
Xóa bất kỳ khoảng trắng nào bạn thấy liên tiếp nhau.
Thay thế dấu tab bằng khoảng trắng:
Nếu bạn thấy dấu tab không cần thiết, hãy xóa chúng và thay thế bằng khoảng trắng (nếu cần).
Sử dụng chức năng Find and Replace (Tìm và Thay thế):
Nhấn
Ctrl+H
để mở hộp thoại
Find and Replace
(Tìm và Thay thế).
Trong ô
Find what
(Tìm gì), nhập ` ` (hai khoảng trắng liên tiếp).
Trong ô
Replace with
(Thay thế bằng), nhập ` ` (một khoảng trắng).
Nhấp vào
Replace All
(Thay thế tất cả). Lặp lại quá trình này cho đến khi không còn khoảng trắng thừa.
Để tìm và thay thế dấu tab, trong ô
Find what
, nhập `^t` (ký hiệu cho dấu tab).
Trong ô
Replace with
, nhập ` ` (một khoảng trắng) hoặc để trống để xóa dấu tab hoàn toàn.
Nhấp vào
Replace All
.
3. Kiểm Tra và Điều Chỉnh Định Dạng Đoạn Văn:
Chọn đoạn văn bị lỗi.
Nhấp chuột phải và chọn
Paragraph
(Đoạn).
Trong hộp thoại
Paragraph
, kiểm tra các tab sau:
Indents and Spacing
(Thụt lề và Khoảng cách): Đảm bảo rằng
Spacing
(Khoảng cách) trước và sau đoạn văn được đặt thành 0 hoặc giá trị phù hợp. Kiểm tra cả
Indentation
(Thụt lề) để đảm bảo không có thụt lề bất thường.
Line and Page Breaks
(Ngắt dòng và Ngắt trang): Đảm bảo không có tùy chọn nào được chọn có thể gây ra khoảng trắng thừa (ví dụ: “Keep with next”).
4. Kiểm Tra và Điều Chỉnh Khoảng Cách Ký Tự:
Chọn văn bản bị lỗi.
Trên tab
Home
(Trang chủ), trong nhóm
Font
(Phông chữ), nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải để mở hộp thoại
Font
(Phông chữ). Hoặc nhấn
Ctrl+D
.
Chọn tab
Advanced
(Nâng cao).
Kiểm tra các tùy chọn sau:
Spacing
(Khoảng cách): Đặt thành
Normal
(Bình thường). Nếu nó được đặt thành
Expanded
(Mở rộng) hoặc
Condensed
(Thu hẹp), hãy thay đổi về
Normal
.
Position
(Vị trí): Đảm bảo rằng nó được đặt thành
Normal
(Bình thường).
Kerning for fonts:
Đảm bảo tùy chọn này được chọn và giá trị được đặt phù hợp (thường là 12pt trở lên). Nếu vấn đề chỉ xảy ra với một số ít ký tự, hãy thử tắt tùy chọn này.
5. Thay Đổi Font Chữ:
Chọn văn bản bị lỗi.
Trên tab
Home
(Trang chủ), trong nhóm
Font
(Phông chữ), chọn một font chữ khác. Hãy thử các font chữ phổ biến như Times New Roman, Arial hoặc Calibri.
Nếu việc thay đổi font chữ giải quyết được vấn đề, có thể font chữ ban đầu có kerning kém hoặc không tương thích.
6. Đặt Ngôn Ngữ Chính Xác:
Chọn văn bản bị lỗi.
Trên tab
Review
(Xem lại), trong nhóm
Language
(Ngôn ngữ), nhấp vào
Language
(Ngôn ngữ) và chọn
Set Proofing Language
(Đặt ngôn ngữ kiểm lỗi).
Chọn ngôn ngữ chính xác cho văn bản của bạn và đảm bảo rằng tùy chọn
Do not check spelling or grammar
(Không kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp) không được chọn (trừ khi bạn thực sự muốn tắt kiểm tra chính tả và ngữ pháp).
7. Kiểm Tra Bảng:
Chọn bảng bị lỗi.
Nhấp chuột phải vào bảng và chọn
Table Properties
(Thuộc tính bảng).
Kiểm tra các tab sau:
Table
(Bảng): Đảm bảo
Text wrapping
(Bọc văn bản) được đặt thành
None
(Không).
Cell
(Ô): Kiểm tra
Vertical alignment
(Căn chỉnh dọc) và
Options
(Tùy chọn) để đảm bảo văn bản được căn chỉnh đúng cách trong ô.
Điều chỉnh chiều rộng cột để đảm bảo các từ không bị “ép” vào cột. Bạn có thể kéo đường viền cột để thay đổi chiều rộng hoặc sử dụng tùy chọn
AutoFit
(Tự động khớp) trên tab
Layout
(Bố cục) của
Table Tools
(Công cụ bảng).
8.
Xóa Định Dạng Trực Tiếp:
Chọn đoạn văn bản bị lỗi.
Trên tab
Home
, trong nhóm
Font
, nhấp vào nút
Clear All Formatting
(Xóa tất cả định dạng) (biểu tượng chữ A có cục tẩy). Điều này sẽ xóa tất cả định dạng trực tiếp áp dụng cho văn bản, đưa nó trở về định dạng mặc định. Sau đó, bạn có thể định dạng lại văn bản theo ý muốn.
9. Sao Chép Văn Bản Dưới Dạng Plain Text (Văn Bản Thuần Túy):
Nếu bạn sao chép văn bản từ một nguồn khác, hãy thử dán nó dưới dạng văn bản thuần túy.
Sao chép văn bản từ nguồn.
Trong Word, nhấp chuột phải và chọn
Paste Special
(Dán đặc biệt).
Chọn
Unformatted Text
(Văn bản không định dạng) hoặc
Plain Text
(Văn bản thuần túy). Điều này sẽ loại bỏ tất cả định dạng gốc, bao gồm cả các khoảng trắng và dấu tab không mong muốn.
10.
Kiểm Tra Xem Có Macro Gây Lỗi Không:
Nếu bạn sử dụng macro trong Word, hãy kiểm tra xem có macro nào gây ra vấn đề về khoảng trắng hay không. Tắt macro hoặc sửa đổi macro nếu cần thiết.
III. Mẹo Bổ Sung:
Sử dụng Style (Kiểu):
Sử dụng Style (như Heading 1, Normal, v.v.) để đảm bảo tính nhất quán trong định dạng văn bản. Khi bạn thay đổi Style, tất cả văn bản áp dụng Style đó sẽ được cập nhật tự động.
Lưu dưới dạng .docx:
Đảm bảo bạn lưu tài liệu ở định dạng .docx (Word Document) mới nhất, vì nó có thể hỗ trợ tốt hơn các tính năng định dạng.
Cập nhật Word:
Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản Word mới nhất, vì các bản cập nhật thường bao gồm sửa lỗi và cải thiện hiệu suất.
Khởi động lại Word/Máy tính:
Đôi khi, việc khởi động lại Word hoặc máy tính có thể giải quyết các vấn đề tạm thời.
Bằng cách thử các giải pháp này, bạn có thể xác định nguyên nhân gây ra lỗi chữ bị tách ra trong Word và khắc phục nó một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!