Sử dụng Bảng Trắng Zoom: Hướng dẫn chi tiết, nguyên nhân lỗi và cách khắc phục
Bảng trắng (Whiteboard) trong Zoom là một công cụ cộng tác mạnh mẽ, cho phép người tham gia cùng nhau vẽ, viết, và chia sẻ ý tưởng trực tiếp trong cuộc họp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng, cùng với các vấn đề thường gặp và giải pháp khắc phục.
I. Cách Sử Dụng Bảng Trắng Zoom:
1. Bắt đầu Bảng Trắng:
Trong cuộc họp Zoom:
Nhấp vào nút
“Share Screen” (Chia sẻ màn hình)
trên thanh công cụ.
Chọn
“Whiteboard” (Bảng trắng)
từ các tùy chọn chia sẻ.
Nhấp vào
“Share” (Chia sẻ)
.
2. Giao diện Bảng Trắng:
Sau khi chia sẻ, bạn sẽ thấy giao diện bảng trắng với các công cụ sau:
Select (Chọn):
Chọn và di chuyển các đối tượng trên bảng trắng.
Text (Văn bản):
Thêm văn bản vào bảng trắng.
Draw (Vẽ):
Vẽ tự do bằng chuột hoặc bút cảm ứng.
Line (Đường thẳng):
Vẽ đường thẳng.
Arrow (Mũi tên):
Vẽ mũi tên.
Rectangle (Hình chữ nhật):
Vẽ hình chữ nhật.
Ellipse (Hình elip):
Vẽ hình elip.
Stamper (Dấu):
Thêm các biểu tượng như dấu kiểm, mũi tên, ngôi sao…
Spotlight/Laser Pointer (Đèn chiếu/Bút laser):
Dùng để thu hút sự chú ý vào một khu vực cụ thể.
Erase (Xóa):
Xóa các đối tượng trên bảng trắng.
Format (Định dạng):
Thay đổi màu sắc, kích thước, font chữ của các đối tượng.
Undo (Hoàn tác):
Hoàn tác hành động vừa thực hiện.
Redo (Làm lại):
Làm lại hành động vừa hoàn tác.
Clear (Xóa):
Clear All Drawings (Xóa tất cả bản vẽ):
Xóa toàn bộ nội dung trên bảng trắng.
Clear My Drawings (Xóa bản vẽ của tôi):
Xóa chỉ những gì bạn đã vẽ.
Clear Viewer’s Drawings (Xóa bản vẽ của người xem):
Xóa bản vẽ của tất cả những người tham gia khác.
Save (Lưu):
Lưu bảng trắng dưới dạng hình ảnh (PNG hoặc PDF).
New Whiteboard (Bảng trắng mới):
Tạo một bảng trắng mới. Bạn có thể có nhiều bảng trắng trong cùng một phiên chia sẻ.
3. Sử dụng Bảng Trắng Cộng Tác:
Cho phép người tham gia khác chú thích:
Trên thanh công cụ Zoom, nhấp vào
“More” (Thêm)
(biểu tượng ba dấu chấm).
Chọn
“Enable Annotation for Others” (Cho phép chú thích cho người khác)
.
Xem và quản lý các chú thích:
Nhấp vào
“More” (Thêm)
.
Chọn
“Show Names of Annotators” (Hiển thị tên người chú thích)
để biết ai đang vẽ gì.
Chọn
“Disable Annotation for Others” (Tắt chú thích cho người khác)
để ngăn người khác vẽ.
4. Kết thúc Chia Sẻ Bảng Trắng:
Nhấp vào nút
“Stop Share” (Dừng chia sẻ)
màu đỏ trên thanh công cụ Zoom.
II. Các Vấn Đề Thường Gặp và Cách Khắc Phục:
1. Không tìm thấy tùy chọn “Whiteboard” khi chia sẻ màn hình:
Nguyên nhân:
Phiên bản Zoom quá cũ:
Zoom có thể cần được cập nhật lên phiên bản mới nhất để có tính năng bảng trắng.
Tính năng bị tắt trong cài đặt Zoom:
Có thể cài đặt Zoom của bạn đã tắt tính năng này.
Loại tài khoản Zoom không hỗ trợ:
Một số loại tài khoản (ví dụ: tài khoản Basic miễn phí với nhiều hạn chế) có thể không hỗ trợ bảng trắng.
Cách khắc phục:
Cập nhật Zoom:
Kiểm tra và cài đặt phiên bản Zoom mới nhất.
Mở ứng dụng Zoom.
Nhấp vào ảnh đại diện của bạn (hoặc biểu tượng hình người) ở góc trên bên phải.
Chọn “Check for Updates” (Kiểm tra cập nhật).
Kiểm tra và bật tính năng trong cài đặt Zoom:
Đăng nhập vào trang web Zoom (zoom.us).
Vào “Settings” (Cài đặt).
Trong tab “Meeting” (Cuộc họp), tìm kiếm “Whiteboard” (hoặc “Annotation”) và đảm bảo nó được bật.
Kiểm tra loại tài khoản Zoom:
Nếu bạn sử dụng tài khoản miễn phí, hãy cân nhắc nâng cấp để có thêm tính năng.
2. Không thể vẽ hoặc viết trên bảng trắng:
Nguyên nhân:
Bạn không phải là người chia sẻ màn hình:
Chỉ người chia sẻ màn hình mới có thể sử dụng các công cụ mặc định.
Người chia sẻ màn hình chưa cho phép chú thích:
Nếu người chia sẻ màn hình chưa bật tính năng chú thích, bạn sẽ không thể vẽ hoặc viết.
Lỗi kết nối internet:
Kết nối internet không ổn định có thể gây ra vấn đề.
Cách khắc phục:
Yêu cầu người chia sẻ màn hình cho phép chú thích:
Nếu bạn muốn vẽ hoặc viết, hãy yêu cầu người chia sẻ màn hình bật tính năng “Enable Annotation for Others”.
Kiểm tra kết nối internet:
Đảm bảo kết nối internet của bạn ổn định. Thử khởi động lại modem/router.
Khởi động lại Zoom:
Đôi khi, việc khởi động lại ứng dụng Zoom có thể giải quyết các vấn đề nhỏ.
3. Các nét vẽ bị giật lag hoặc không hiển thị:
Nguyên nhân:
Kết nối internet chậm:
Đường truyền internet không đủ nhanh để truyền tải dữ liệu vẽ thời gian thực.
Hiệu năng máy tính yếu:
Máy tính không đủ mạnh để xử lý các thao tác vẽ.
Driver card đồ họa lỗi thời:
Driver card đồ họa cũ có thể gây ra các vấn đề về hiển thị.
Cách khắc phục:
Cải thiện kết nối internet:
Đảm bảo kết nối internet của bạn ổn định và có băng thông đủ. Đóng các ứng dụng khác đang sử dụng internet.
Đóng các ứng dụng không cần thiết:
Giải phóng tài nguyên hệ thống bằng cách đóng các ứng dụng không sử dụng trong khi sử dụng bảng trắng.
Cập nhật driver card đồ họa:
Kiểm tra và cập nhật driver card đồ họa lên phiên bản mới nhất.
4. Không thể lưu bảng trắng:
Nguyên nhân:
Lỗi hệ thống tạm thời:
Có thể có lỗi tạm thời với Zoom.
Quyền hạn không đủ:
Bạn có thể không có quyền lưu tệp vào thư mục đã chọn.
Cách khắc phục:
Thử lại sau:
Thử lưu bảng trắng lại sau một vài phút.
Chọn thư mục lưu khác:
Thử lưu bảng trắng vào một thư mục khác mà bạn có quyền ghi.
Khởi động lại Zoom:
Đôi khi, khởi động lại Zoom có thể giải quyết vấn đề.
5. Bảng trắng bị mất sau khi kết thúc cuộc họp:
Nguyên nhân:
Bạn chưa lưu bảng trắng:
Zoom không tự động lưu bảng trắng. Bạn cần phải lưu nó trước khi kết thúc cuộc họp.
Cách khắc phục:
Luôn nhớ lưu bảng trắng:
Trước khi kết thúc cuộc họp, hãy luôn nhớ nhấp vào nút “Save” để lưu bảng trắng dưới dạng hình ảnh hoặc PDF.
Sử dụng tính năng bảng trắng vĩnh viễn (nếu có):
Một số phiên bản Zoom (thường là trả phí) có tính năng bảng trắng vĩnh viễn, cho phép bạn truy cập lại các bảng trắng đã tạo trong quá khứ. Kiểm tra xem tài khoản của bạn có tính năng này không.
Lời khuyên:
Thử nghiệm trước:
Làm quen với các công cụ của bảng trắng trước khi sử dụng nó trong một cuộc họp quan trọng.
Sử dụng chuột hoặc bút cảm ứng:
Chuột hoặc bút cảm ứng sẽ giúp bạn vẽ và viết chính xác hơn.
Sử dụng màu sắc khác nhau:
Sử dụng màu sắc khác nhau để làm nổi bật các ý tưởng và giúp bảng trắng dễ đọc hơn.
Giữ cho bảng trắng sạch sẽ:
Xóa các nét vẽ không cần thiết để giữ cho bảng trắng dễ nhìn và tập trung.
Hy vọng hướng dẫn này hữu ích! Chúc bạn có những buổi cộng tác hiệu quả với bảng trắng Zoom.